Gizlilik Politikası

1. Kapsam

Bu politika, Pare Teknoloji ve Yazılım A.Ş.'nin işlettiği CoachZone platformunda (coachzone.ai; yönetim, İK, koç ve katılımcı panelleri) kişisel verilerin nasıl korunduğunu açıklar. CoachZone tescilli bir markadır; Pare markayı marka sahibinin izniyle kullanır. Hangi verilerin hangi amaç ve hukuki sebeple işlendiği KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır.

2. Seans gizliliği

Koçluk görüşmelerinin içeriği yalnızca koç ile katılımcı arasında kalır. Bu sınır arayüzde gizlemeyle değil, sunucuda yetki kontrolüyle uygulanır.

• Koçun özel notlarını yalnızca koç görür. Paylaşılan notlar, mesajlar ve seans raporlarının içeriğini yalnızca koç ve katılımcı görür.
• Kurum (İK) sürecin ilerleyişini, görüşme sayı ve tarihlerini, hedef başlıklarını ve toplu göstergeleri görür. Toplu göstergeler beş kişiden küçük gruplarda gösterilmez.
• CoachZone yöneticileri başka bir kullanıcının hesabıyla oturum açamaz ve koçluk içeriğine erişemez. Hizmet kalitesi için yalnızca katılımcının genel geri bildirim formunu okuyabilir.
• Takvim ve toplantı başlıklarında katılımcı adı kullanılmaz.

Koçluk, tıbbi ya da psikolojik tedavi değildir. Lütfen platformda gerekmedikçe sağlık bilgisi paylaşmayın.

3. Çerezler ve tarayıcıda saklanan bilgiler

Platform yalnızca çalışması için zorunlu olan çerezleri kullanır; analitik, reklam ya da izleme çerezi kullanılmaz. Zorunlu çerezler için onay istenmez; bunlar olmadan oturum açılamaz.

4. Google hesabından alınan veriler

Bir koç Google hesabını bağladığında CoachZone:

• takvimdeki yalnızca meşgul zaman aralıklarını (başlangıç ve bitiş) okur ve saklar; etkinliklerin başlığı, açıklaması ya da katılımcıları saklanmaz,
• planlanan koçluk görüşmelerini koçun takvimine ekler ve günceller,
• Google Meet görüşmelerinde yalnızca katılım bilgisini (kimin, ne zaman katıldığı) okur.

CoachZone'un Google API'lerinden aldığı bilgileri kullanması ve başka uygulamalara aktarması, sınırlı kullanım (Limited Use) gereklilikleri dahil Google API Services User Data Policy'ye uyar. Bu veriler reklam için kullanılmaz, satılmaz ve yapay zekâ modeli eğitiminde kullanılmaz. Bağlantı koç panelinden her zaman kesilebilir; kesildiğinde erişim bilgileri silinir.

Zoom ve Microsoft Teams bağlantıları da yalnızca görüşme bağlantısı oluşturmak ve katılım bilgisini almak için kullanılır.

5. Veri güvenliği

• Tüm bağlantılar HTTPS ile şifrelenir.
• Şifreler tek yönlü özetle (bcrypt) saklanır; düz metin olarak saklanmaz.
• Takvim ve toplantı hesaplarına erişim bilgileri AES-256-GCM ile şifreli saklanır.
• Yönetici hesapları iki adımlı doğrulama ile korunur; oturumlar belirli süre sonunda kendiliğinden sona erer.
• Giriş ve herkese açık formlar kötüye kullanıma karşı istek sınırlamasıyla korunur.
• Erişim rol ve kurum bazında sınırlanır; yönetici işlemleri denetim kaydına yazılır.
• Veritabanı ve yedekleri Avrupa Birliği'ndeki (Finlandiya) sunucularda; yüklenen dosyalar Avrupa Birliği veri bölgesindeki bir depolama hizmetinde, şifreli olarak tutulur.

6. Hizmet sağlayıcılar

Platform; sunucu ve veritabanı (Avrupa Birliği, Finlandiya), dosya depolama (ABD şirketi, Avrupa Birliği veri bölgesi), alan adı ve trafik yönlendirme (ABD) ile e-posta gönderimi (ABD şirketi, Avrupa Birliği gönderim bölgesi) için hizmet sağlayıcılardan destek alır. Bu sağlayıcılar verilere yalnızca hizmeti sunmak için ve sözleşmeyle belirlenen güvenlik yükümlülükleri altında erişir. Entegrasyon bağlandığında Google, Zoom ya da Microsoft devreye girer. Platform analitik, reklam ya da oturum kaydı aracı kullanmaz. Hizmet sağlayıcıların güncel listesini [email protected] adresinden ya da KVKK başvuru formuyla talep edebilirsiniz.

7. Saklama ve imha

Veriler işleme amacı ve yasal süreler boyunca saklanır; süre sonunda silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir. Kurumsal programlardaki veriler, kurumla yapılan sözleşme sona erdiğinde kurumun talimatıyla iade edilir ya da silinir.

8. Haklarınız ve iletişim

KVKK md. 11 kapsamındaki haklarınızı coachzone.ai/kvkk-basvuru adresindeki formla ya da KVKK Aydınlatma Metni'nde belirtilen diğer yollarla kullanabilirsiniz. Sorularınız için: [email protected].

9. Değişiklikler

Bu politika güncellendiğinde yeni metin bu sayfada yayımlanır ve sürüm numarası değişir. Önemli değişiklikler platform kullanıcılarına ayrıca bildirilir.